Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Приказ график документооборота в бухгалтерии образец 2021

Приказ график документооборота в бухгалтерии образец 2021

Приказ график документооборота в бухгалтерии образец 2021

Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение. 30 сентября 2021 Автор: Евдокимова Наталья 2021 года 2021 года для юридического отдела Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке.

Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта. Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

  • .
  • .

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер.

Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике.

Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением. После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте.

При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании. Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра. Обязательный раздел Что включить Алгоритм создания конкретного формуляра Отразите:

  1. какое количество экземпляров необходимо подготовить;
  2. непременно пропишите срок исполнения документа.
  3. кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;

Регламент проверки по каждой конкретной форме Пропишите:

  1. кто предоставляет формуляр на проверку;
  2. каков порядок предоставления;
  3. срок предоставления.
  4. кто ответственный за проверку;

Порядок обработки документации Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.

Алгоритм передачи формуляра в архив Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.

В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО.

Это исключит проблемы и задержки в движении документации. Бланк ГДО: Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации: Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Либо составьте отдельный приказ по организации. Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено.

Рекомендуем использовать наш шаблон.

Образец приказа об утверждении: ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» ПРИКАЗ №135 От 21.12.2019г. г. Москва «Об утверждении и введении в действие графика документооборота» В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:

  • Секретарю Карповой И. И. обеспечить тиражирование графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» до 31.12.2019 года.
  • Контроль за исполнением требований графика документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» возложить на главного бухгалтера Главного бухгалтера Викторову В. В.
  • Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
  • Утвердить прилагаемый график документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» и ввести его в действие с 01.01.2021 года.
  • Всем структурным подразделениям и работникам ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие.

Приложение: 1. График документооборота. Руководитель: ИВАНОВ И.

И. Иванов С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В.

В. Викторова Секретарь КАРПОВА И.

И. Карпов Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ, который устанавливает порядок работы по ЭДО организации-инициатора и ее контрагента.

30 сентября 2021 Доверенность в ФСС — это документ, который позволяет уполномоченному лицу действовать от имени организации и подавать бумаги в Фонд социального страхования.

17 сентября 2021 Доверенность на представление интересов в банке — это документ, предоставляющий физическому или юридическому лицу право действовать от имени организации и выполнять определенный перечень операций. 15 сентября 2021 Заявление на расторжение договора об оказании услуг — это документ, которым одна сторона соглашения сообщает другой стороне о своем желании прекратить отношения. Такое обращение может предшествовать заключению соглашения о расторжении или само по себе означать его.

29 сентября 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Как и зачем составлять график документооборота?

Шаблон для скачивания

21 маяЕще в советском положении Минфина от 29.07.1983 № 105 указано, что главный бухгалтер должен контролировать создание, получение, обработку и хранение документов. Среди инструментов для решения этой задачи – график документооборота и номенклатура дел.Но график документооборота – это не формальность, которая требуется по каким-то древним документам. Это действительно важный инструмент, без которого главбух рискует не собрать документы к проверке или по запросу налоговой.Поэтому давайте попробуем создать график документооборота по всем правилам, а попутно разберемся, зачем он на самом деле нужен.Разработку графика документооборота организует главный бухгалтер.

Утверждают график приказом руководителя организации (п. 5.2 положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

  1. взаимосвязь ответственных лиц.
  2. перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  3. сроки прохождения каждого из этапов;
  4. перечень сотрудников, проверяющих документы;
  5. этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;

График можно сделать по образцу, предложенному Минфином, а можно по собственной структуре – главное, чтобы вам было удобно.

Как мы писали выше, график – энгто не формальность, а реальный инструмент, без которого будет тяжело контролировать движение документов внутри компании. Самые распространенные виды графиков – в табличной форме и в форме схемы.В таком виде график документооборота можно приложить к Учетной политике.Также движение документов можно отразить более наглядно – в виде схемы или памятки.

Такой способ нужен не для внесения в Учетную политику организации, а для прояснения сотрудникам их задач по передаче документов.Памятка может быть выполнена в виде инструкции с пунктами или чек-листа.

Сотруднику нужно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.Например, сотруднику нужно забрать оплаченный товар от поставщика.

В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти (можно приложить образцы), и срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию.Благодаря четко регламентированному графику, схемам и памяткам сотрудникам будет проще разобраться в движении документов.

А то, что понятно, легче выполнять.По закону, эта обязанность возложена на главбуха – и его требования обязательны для всех сотрудников. Если требования не выполняются, к сотрудникам можно применять дисциплинарное взыскание. А вот за четкое соблюдение требований можно и премировать.Когда документ обработан, его данные внесены в базу, его следует передать в архив.

Чтобы в будущем не пришлось возвращаться к оригиналу в архиве и делать сканы для запроса от налоговой, стоит использовать Один из способов упорядочить хранение документов – составить номенклатуру дел. В нее следует включить информацию о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.

Приказ о документообороте

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс: Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс: Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Эксперимент проводится в отношении кадровых документов, которые оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников необходимо ознакомить в письменной форме.

Он не распространяется на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников (ч. 4 ст. 1 Федерального закона от 24.04.2021 N 122-ФЗ, п.

7 Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденного Приказом Минтруда России от 14.05.2021 N 240н (далее — Положение об эксперименте по электронному документообороту)). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее), и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (п.

3 Информации Минфина России N ПЗ-13/2015

«О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков»

, Приложение к Письму Минфина России от 22.01.2016 N 07-04-09/2355).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Утвержден и введен в действие Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Утвержден и введен в действие

Образец графика документооборота для учетной политики в 2021 году

На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.

Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации. Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.

Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений. Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.
Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.

Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.

Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:

  1. базовые понятия;
  2. какова его роль;
  3. правовая база.

В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами. Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:

  1. предварительное рассмотрение;
  2. таксировка;
  3. документооборот;
  4. исполнение;
  5. входящие документы;
  6. котировка.
  7. исходящие документы;
  8. первичная обработка;

Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки.

Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику. Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов.

Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов. Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах.

Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг. Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений.

Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.

«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов. Важно помнить о некоторых существенных моментах: При обнаружении каких-либо ошибок Осуществляется возвращение отправителю В случае наличия повреждений упаковки следует выполнить максимально тщательную проверку Наличия всех документов, бумаг (после вскрытия упаковка должна быть обязательно уничтожена) Нередко почтой высылаются различного рода официальные документы (, ) требующие подписания. Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления.

Именно это называется «предварительным рассмотрением».

Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.

Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение. Например, о вычитании и выплате их из заработной платы конкретного сотрудника.

Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены. За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.

no images were found Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку». Все об учетной политике казенного учреждения для целей налогообложения на 2021 год смотрите в статье: .

Про оптимизацию НДС в 2021 году, .

«Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции.

«Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.

Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме.

Многая документация имеет также силу юридического значения. Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера.
На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:

  1. , ;
  2. заключать сделки.
  3. выдавать , иные ;

Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.

Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – , трудовой инспекцией, негосударственными фондами. Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль. Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид.
Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.

В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству: Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.04 г.

«Об архивном деле» «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» «Об информации и защите информации» «О представлении муниципальных услуг» «Об электронной подписи» Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

  1. какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.
  2. процедура комплектования;
  3. основные положения, используемая терминология;
  4. как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
  5. хранение и учет документации;

Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм.

Особенно это касается недавно введенных реформами.

Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации.

Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.

На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется – документооборота. Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.

Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.

Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:

  1. заполненный пример.
  2. начальный этап составления;
  3. что в результате;

Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа. В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

  1. руководитель предприятия.
  2. главный бухгалтер;

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа.

Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором. Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).
После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом). Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица.

Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.

Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении. В графике всегда должна присутствовать следующая информация:

  1. сроки выполнения определенных работ.
  2. взаимосвязь;

Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы.

На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное. Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:

  1. индивидуальные;
  2. унифицированные (на конкретном предприятии).
  3. типовые;

При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов.

Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности. При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:

  1. подразделений предприятия;
  2. участвующих в формировании лиц.

Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией.

Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.

В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.

При составлении документа рассматриваемого типа, несмотря на отсутствие установленной на законодательном уровне унифицированной формы, необходимо учитывать некоторые нюансы.

Сам факт их наличия зависит от типа учреждения, а также выбранной предприятием формы налогообложения. Наибольшие сложности обычно вызывают следующие моменты:

  1. в бюджетном учреждении;
  2. при УСН.

При составлении графика на предприятии данного типа необходимо будет заранее определиться со следующими важными моментами:

  1. сроки формирования, сдача в архив.
  2. направлением движения документов;

Отсутствие графика подобного рода может привести к неправильному отражению всевозможных хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Что приведет к необходимости сдачи в Федеральную налоговую службу , а также уплате штрафа или же иным неприятностям.

С недавнего времени всем предприятиям, ведущим свою деятельность по , необходимо вести бухгалтерский учет. Потому график документооборота просто необходим. Способы оптимизации налога на прибыль узнайте из статьи: .

Порядок оптимизации налога на имущество организаций, . Каковы минусы ликвидации фирмы через оффшоры, .

При формировании его на предприятии с УСН следует отражать в нем следующие моменты:

  1. элементы ;
  2. основание для трансфера;
  3. законодательные основания (со ссылками на нормативно-правовые документы).
  4. учет в целях налогообложения;

Несмотря на отсутствие унифицированного формата графика документооборота необходимо обязательно его составлять. При этом величина самой компании не имеет никакого значения – как и способ ведения бухгалтерского отчета (электронный, иной).

График документооборота: образец

Copyright: фотобанк Лори Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются.

Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Читайте также: Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на и впоследствии на документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями.

Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение . Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота. Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать.
Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

  1. формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;
  2. исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;
  3. получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.
  4. своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;
  5. оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами.

Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с .

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика).

Подобным образом графики могут составляться:

  1. для каждого отдела;
  2. для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика. Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение. Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании.

При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т.

к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты.

Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства. Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № . Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании.

Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации.

В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании.

Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения. Скачать его в формате word вы можете ниже. Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags: Понравилась статья?

Подпишитесь на рассылку Первичные документы Первичные документы | 13:01 7 ноября 2018 Первичные документы Первичные документы | 12:50 6 марта 2021 Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы | 11:50 15 сентября 2021 12:06 24 октября 2014 Первичные документы, Кадровое делопроизводство Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы | 11:43 7 декабря 2017 Первичные документы Пенсионеры, Транспортный налог УСН Страховые взносы ПФР Прием на работу Штрафы Выплаты персоналу Экономика и бизнес Декретный отпуск Бухгалтерский учет Прием на работу Иностранные работники | 13:16 1 октября 2021 Бухгалтерская отчетность Законодательство Кадровое делопроизводство Бухгалтерская отчетность Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены. При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

2.5. Примерный график документооборота

31. В соответствии с пунктом 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.98 N 60н, при формировании учетной политики организации утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации.В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке. При этом график (схему) документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.32.

График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота.График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:- повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;- выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).От четкости составления графика документооборота в значительной степени зависит своевременность получения информации для нужд управления.33. График документооборота является:- важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройности системы организации бухгалтерского учета на предприятии;- средством обслуживания рабочего места;- средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности.Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:- ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;- выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;- выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;- выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.Как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности:- своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;- своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организации.34.

Нормативные документы, регламентирующие организацию бухгалтерского документооборота, можно условно разделить на следующие группы:- регламентирующие общие принципы организации бухгалтерского документооборота;- регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм;- регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых);- регламентирующие особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций.В состав нормативных документов, регламентирующих общие принципы организации бухгалтерского документооборота, входят следующие:Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями); по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (с изменениями); о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г.

N 105 по согласованию с ЦСУ СССР;письмо Минфина СССР от 8 марта 1960 г. N 63

«Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства»

; Минфина СССР от 6 июня 1960 г. N 176

«Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций»

; по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства (Приложение 1 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г.

N 59); типовых регистров единой журнально-ордерной формы (Приложение 2 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59);письмо Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 г. N 35/34-Р/426

«О методических указаниях по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники»

;Методические по бухгалтерскому учету доходов, расходов и финансовых результатов сельскохозяйственных организаций (Приложение к Приказу Минсельхоза РФ от 31 января 2003 г.

N 28) Раздел III

«Первичный учет продаж (доходов и расходов от обычных видов деятельности)»

.В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм, входят следующие: Госкомстата РФ от 29.09.1997 N 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» — в части первичных документов по учету сельскохозяйственной продукции и сырья; Государственной хлебной инспекции при Правительстве РФ от 08.04.2002 N 29 «Об утверждении Порядка учета зерна и продуктов его переработки» — в части отраслевых форм первичных документов по учету зерна и продуктов его переработки хлебоприемных и зерноперерабатывающих предприятий; Минсельхоза РФ от 31.01.2003 N 26 «Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях» — в части первичных документов по учету движения материалов, по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, по учету движения зерна и другой продукции растениеводства, продукции животноводства, по учету реализации продукции и по учету движения прочих материально-производственных запасов»;Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 N 750 «Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации» — в части специализированных форм первичной учетной документации в сельском хозяйстве.В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых), входят следующие: Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.) — в части первичных документов по учету кассовых операций и результатов инвентаризации; Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» — в части первичных документов по учету торговых операций; Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. N 26

«Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»; Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» — в части первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами; Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (с изменениями от 23 апреля 2002 г.) — в части первичных документов по учету товаров в розничной торговле; Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» — в части первичных документов по учету основных средств; Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» — в части первичных документов по учету труда и его оплаты.Особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций регламентированы Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».35.

Создание и утверждение графика документооборота регламентируется

» о документах и документообороте в бухгалтерском учете»

(утверждено Министерством финансов СССР, N 105 от 29 июля 1983 г.), «Порядок организации документооборота», извлечение из которого приводится ниже: «5. Порядок организации документооборота 5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.5.2.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.5.3.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е.

предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в к настоящему Положению.5.5.

Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.5.6.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.5.7.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.В соответствии с Положением о главных бухгалтериях требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения».

Приложение Пример графика документооборотапо предприятию, учреждению __________________ Утверждено приказом N ___ от ____________ г. Наименование документаСоздание документаПроверка документаОбработка документаПередача в архивкол-во экз.ответственный за выпискуответственный за оформлениеответственный за исполнениесрок исполненияответственный за проверкукто представляетпорядок представлениясрок представлениякто исполняетсрок исполнениякто исполняетсрок передачи1234567891011121314Требование .2цехОМТС бухгалтерияскладежедневно (до:часов)бухгалтерия1 экз.

— цех2 экз. — складпри отчетепри реестреежедневно (до:часов)бухгалтерияежедневнобухгалтерияпо истечению квартала 36. Работа по составлению графика документооборота может быть выполнена следующими способами:1-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится сотрудниками организации;2-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится привлеченными консультантами;3-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится консультантами при активном участии сотрудников организации.Рассмотрим каждый из способов более подробно.Первый способ можно также подразделить на два вида в зависимости от того, привлекаются ли к составлению документооборота только работающие на предприятии сотрудники (преимущественно сотрудники бухгалтерии, ведущие соответствующие участки бухгалтерского учета) или для его составления принимаются на работу новые сотрудники. К преимуществам первого способа относятся минимальные затраты организации на составление графика (схемы) документооборота, поскольку предполагается, что оно выполняется сотрудниками в рабочее время и, как следствие, практически не отражается на их оплате труда.

Недостатком данного способа является то, что при его использовании составление графика (схемы) документооборота занимает достаточно продолжительное время.Использование второго способа позволит значительно сократить продолжительность периода составления графика (схемы) документооборота, поскольку консультанты, как правило, уже имеют опыт составления подобных документов, а также, в отличие от штатных сотрудников, могут заниматься составлением графика не отвлекаясь на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей (ведение бухгалтерского учета, руководство коллективом и т.п.). Участие в работе по составлению графика (схемы) документооборота сотрудников организации ограничивается предоставлением консультантов данных (включая устную информацию), необходимых для выполнения работ.

Результатом работ при использовании этого способа является отчет консультантов, который включает в себя сформированный график (схему) документооборота.К преимуществам второго способа относятся:- нагрузка на работников организации при составлении графика (схемы) документооборота изменяется незначительно (по сравнению с первым способом);- период составления графика (схемы) документооборота можно сократить до минимума за счет привлечения большего количества консультантов.В то же время, поскольку услуги консультантов платные, затраты денежных средств предприятия на составление графика (схемы) документооборота выше, чем при использовании первого способа.Третий способ заключается в построении и внесении изменений в график (схему) документооборота при активном сотрудничестве консультантов и сотрудников организации. В отличие от второго способа, сотрудники не только предоставляют консультантам информацию, но и контролируют правильность ее обработки и активно участвуют в оптимизации фактического документооборота. Использование третьего способа сочетает в себе преимущества первых двух способов, а также создает предпосылки для получения максимально возможного эффекта от использования документооборота в практике управления, поскольку тот факт, что документооборот составлен при участии сотрудников, обеспечивает лояльность большинства сотрудников к использованию данного документа в организации.37.

Построение документооборота включает в себя следующие этапы:1) сбор информации (описание фактического документооборота);2) построение графика фактического документооборота в форме таблицы, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам (для наглядности);3) оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.На первом этапе собирается информация о движении каждого документа.

Примерный бланк для сбора информации при построении фактического документооборота представлен ниже .На втором этапе информация обрабатывается и представляется в виде графика документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.На третьем этапе производится оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

Открыть полный текст документа

Приказ об утверждении графика документооборота

3766 Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов.

Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение.

Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений.

Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

  1. Бланк и образец
  2. Бесплатная загрузка
  3. Онлайн просмотр
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

  1. Планирование сроков обработки бумаг.
  2. Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.
  3. Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
  4. Планирование сроков рассмотрения документации.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов.

А это влечет за собой следующие проблемы:

  1. Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
  2. Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
  3. Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

  1. Ознакомление с приказом всех работников.
  2. Наличие подписи директора.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

  1. Контроль за соблюдением графика.
  2. Правила составления и оформления.
  3. Сроки проверки формы и содержания документов.
  4. Способы ведения и хранения бумаг.
  5. Порядок исполнения документов.
  6. Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
  7. Сроки вступления локальных актов в силу.
  8. Порядок утверждения бумаг.
  9. Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
  10. Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности.

Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании. ООО «Скрепка» Приказ №44 г. Москва 19.02.2021 года Об утверждении графика документооборота Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Утвердить график документооборота на основании приложения №1. 2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.

3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.

4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О. Гендиректор (подпись) Сибуров Р.О.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+