Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Правильное оформление служебной записки руководителю

Правильное оформление служебной записки руководителю

Правильное оформление служебной записки руководителю

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Мотрой Алена Автор PPT.RU 29 апреля 2021 Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее. Написать такое письмо вправе любой сотрудник.

Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге. Взяться за ручку стоит, если:

  1. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  2. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
  3. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  4. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  5. необходимо отправить кого-то в командировку;
  6. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  7. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации.

Перечислим наиболее распространенные виды:

  1. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  2. сообщение о направлении в командировку;
  3. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  4. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
  5. предложение о дополнительном премировании;

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов. Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям .

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  1. дата, подпись и обязательно должность автора.
  2. название документа;
  3. текст — что необходимо сообщить руководству;
  4. наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания. Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные. Есть и третий вариант. Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного. Завершают обращение личной подписью, датой составления.

Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют. Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой» Семину И.Г. от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А.

Служебная записка 05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «».

В пакет документов включают и представленный ниже документ. С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.
Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4.

Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо.

Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ. Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату.

Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении. Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — ) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как правильно написать служебную записку – образец и правила оформления

» Документооборот При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию. В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде.

При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.

Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

  1. донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  2. информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.
  3. сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
  4. официально предложить внести поправки в план работы;

Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов. Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость.

Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения.

Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы.

Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…». С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот.

С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись.

Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

  1. Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.
  2. описание ситуации, просьба;
  3. наименование документа;
  4. шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
  5. дата написания и порядковый номер;

После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.

В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления.

Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.

Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение.

После этого остается только ждать ответа начальства. Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения.

Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

Мнение экспертаВладимир БергманЮрист, специализируется на трудовом праве и защите прав работника в спорах с работодателями.Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.2014 года, необходимость в составлении командировочных удостоверений, должностного поручения и подробного отчета о проделанной работе отсутствует.

Мнение экспертаВладимир БергманЮрист, специализируется на трудовом праве и защите прав работника в спорах с работодателями.Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.2014 года, необходимость в составлении командировочных удостоверений, должностного поручения и подробного отчета о проделанной работе отсутствует. Единственный значимый документ, которым должен сопровождаться отъезд сотрудника в командировку – это служебная записка.

Рекомендуем прочесть:  Оплата воды москва тариф

Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки. Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать.

Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее. Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.

Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет.

Имеет значение и стоимость обучения.

Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии.

Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность. Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно.

Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку.

В противном случае этот день будет .

Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди. Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании.

При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца. В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа. Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи.

В этом случае к документу нужно приложить справки. Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту.

Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству.

Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц.

Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено. Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность. Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием.

Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).

В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез. Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку.
Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку.

Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю. Это один из самых распространенных типов служебных записок.

Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

  1. важные детали;
  2. итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.
  3. ключевая мысль, формирование запроса;

Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины.

Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно. Бумага оформляется, если в одно из подразделений организации нужно принять нового работника. В этом случае начальник подразделения передает служебную записку руководству с указанием объективных причин открытия вакансии.

При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены.

Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц. Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки.

В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания.

Документация, завершившаяся делопроизводством, размещается в архиве.

Служебные записки хранят вместе с другими документами, накопившимися в процессе деятельности компании – актами, переписками, заявками на выдачу пропусков. Согласно приказу министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016, срок их хранения составляет 5 лет. В случае необходимости руководство компании может принять решение об увеличении продолжительности хранения бумаг.

Уничтожение электронного документооборота происходит в соответствии с положениями устава организации.

Служебная записка является информационно-справочной документацией. Этот вид коммуникаций обычно используют в крупных компаниях, где передача информации в устной форме может привести к потере времени.

При оформлении бумаги следует придерживаться делового стиля и ориентироваться на форму, установленную ГОСТом.

Инструкция: составляем служебную записку

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

24 сентября 2021 Автор: Новик Татьяна В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку.

Они бывают:

  • Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  • Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
  • Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых , нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу.

Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка. Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации.

Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля. В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика.

Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например:

«Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…»

.

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом. Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  • Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  • Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  • Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  • Сотрудник создает служебку.
  • Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2021 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям». Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И.

Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «02» сентября 2021 г. В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  • Аллюрова А.А., 10-А класс.
  • Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
  • Галопов Г.Г., 9-Б класс.

Преподаватель верховой езды П.П. Петров Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И.

Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «02» сентября 2021 г. Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл. Прошу применить к Сидорову С.С.

взыскание в виде выговора. Преподаватель верховой езды П.П. Петров Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа.

В 2021 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из с изменениями от 16.02.2016. Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др.

Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Служебная записка на повышение зарплаты — это письменное обращения к работодателю с просьбой увеличить текущий размер оплаты труда. Составить его может как сам работник, так и его непосредственный руководитель.

8 октября 2021 Ведомость начисления зарплаты — это специальная форма, в которой отражается информация о суммах начисленной заработной платы и иных вознаграждений за труд сотрудников организации. Бюджетники обязаны применять унифицированные бланки.

14 октября 2021 Служебная записка на списание ТМЦ — это заявление ответственного работника о том, что конкретные материальные ценности предприятия пришли в негодность и их необходимо списать. Рассказываем, как подготовить подобный документ.

Актуальные примеры можно скачать бесплатно. 7 сентября 2021 Журнал учета и проверки электрооборудования — это вид технических документов, которые должны оформлять все организации, имеющие на балансе электрооборудование с напряжением от 1 до 220 тысяч вольт. 16 октября 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В.

Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.

Рекомендуем прочесть:  Моспаркинг куда пожаловаться

На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением).

Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению. Но написать их совсем непросто.

Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Для наглядности покажем основные отличия в таблице. Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  2. содержит выводы и предложения составителя
  1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  2. информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

    При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).

При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

  1. от руководителя отдела к руководителю компании;
  2. от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
  3. от работника к руководителю отдела;

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

  1. отчетные
  2. инициирующие принятие решения;
  3. чисто информативные;
  1. описывающие какое-либо событие
  2. объясняющие действия конкретного работника (подразделения);

Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию. Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

  1. открытый документ;
  2. конфиденциальный документ

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  1. для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, .

    На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;

  2. объяснительная записка может пригодиться:
  3. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
  1. для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;
  2. для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск.

    Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа. Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней.

Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123 . 4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) . 4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  1. заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  2. отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  3. наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  4. адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  5. дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  6. подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).
  7. наименование структурного подразделения — составителя записки;

4.10.5.

Текст пишется от первого лица в единственном числе. В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т.

д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)». 4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок. Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

Стасову Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И.

Богдановой Главному бухгалтеру А.Д. Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА от 30.08.2012 № 12 О причинах утраты оригинала ГТД Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа. Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги.

Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

Бухгалтер Т.И. Богданова С документом ознакомлены: Начальник отдела кадров С.В. Климова 30.08.2012 Главный бухгалтер А.Д.

Жарова 30.08.2012 Бухгалтерия Начальнику технического отдела А.П. Носову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 13.08.2012 № 25 О представлении показателей для премирования Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п.

4.5 Положения о премировании ООО «Альфа», для расчета премии специалистам технического отдела. Главный бухгалтер А.Д. Жарова С документом ознакомлен: Начальник технического отдела А.П. Носов 13.08.2012 Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

Стасову Начальнику отдела кадров С.В.

Климовой Подготовить проект приказа об отзыве из отпуска Жаровой А.Д. с ее согласия 26.09.2012 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от 26.09.2012 № 28 О необходимости отзыва из отпуска Жаровой А.Д. В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей.

В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией.

В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д.

Заместитель главного бухгалтера Н.В. Потапова С документом ознакомлен: Начальник отдела кадров С.В.

Климова 26.09.2012 *** При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными. И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится.

Понравилась ли вам статья?

  1. Ничего нового не нашел
  2. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  3. Слишком много слов
  4. Есть ошибки
  5. Нужно больше примеров
  6. Тема не актуальна
  7. Аргументы неубедительны
  8. Нет ответа по поставленные вопросы
  9. Другое
  10. Почему оценка снижена?
  11. Статья появилась слишком поздно

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. я подписчик электронного журнала
  2. я не подписчик, но хочу им стать
  3. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  • , № 4
  • , № 3, № 3
  • , № 18
  • , № 13, № 13
  • , № 17
  • , № 16, № 16
  • , № 9
  • , № 13
  • , № 10
  • , № 3
  • , № 23
  • , № 17
  • , № 2
  • , № 24
  • , № 4
  • , № 1
  • , № 12
  • , № 19

Записки

Очистить Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером.

Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений.

Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб. Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании.

Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно.

На основании записок могут оформляться распоряжения.

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

  1. Согласование с сотрудниками или руководителями.
  2. Извещение о чем-либо.
  3. Объяснение той или иной вещи.
  4. Формирование инструкций.
  5. Поиск пути решений проблемы.
  6. Запрос необходимых сведений.
  7. Согласование предстоящей работы.
  8. Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно.

Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом.

К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству. Основное отличие докладных записок – их получатель.

Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы.

Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо.

К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер.

Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП. Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

  1. Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.
  2. Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
  3. Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.

также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой.

А потому к нему предъявляются повышенные требования:

  1. Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
  2. Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
  3. Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
  4. ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

  1. СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
  2. Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
  3. СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
  4. СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины.

Объяснительная включает в себя эти сведения:

  1. Причины этого нарушения.
  2. Факт правонарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

  1. Внештатная ситуация на производстве.
  2. Материальный ущерб со стороны сотрудника.
  3. Нарушение трудовой дисциплины.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+