Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Образец письма в ответ на письмо

Образец письма в ответ на письмо

Образец письма в ответ на письмо

Образец письма-ответа

Помещено в тему:

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – , , , предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ.

Далее в статье будут образцы письма-ответа. Как любое деловое письмо его следует и соблюдать .

Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем. Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса.

Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль.

Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время.

Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д.

Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей. Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письма-ответа на запрос (файл формата doc).

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ).

Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями.

Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

также можно скачать в формате doc. На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 334 комментария © 2011-2019 . Все права защищены MAXCACHE: 0.35MB/0.00034 sec

Шпаргалка делопроизводителя

Деловое письмо Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма.

Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

  • Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо. Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.
  • Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг. ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.
  • Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так: В ответ на ваш запрос… В ответ на ваше письмо… Затем идет изложение ответа Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.
  • Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа. В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015 и вежливо завершить письмо С уважением…
  • Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки. Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2. Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении: Статистические данные на 2 л. в 1 экз.
  • Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа. Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.
  • Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях. Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.
  • Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности. Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств. Завершается письмо фразами С наилучшими пожеланиями… Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Надеемся на продолжение сотрудничества.
  • Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться: В связи со сложившейся ситуацией на производстве… Продолжается описанием самой просьбы Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки. Завершается письмо стандартными фразами С уважением…, Заранее благодарим за участие…, С наилучшими пожеланиями….
  • Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса: В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014… Продолжается описанием сути запроса Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года. В письме-запросе часто устанавливается срок Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

Все перечисленные письма формальны.

Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями. любого вида стандартно, меняется только содержание. Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Пример письма-просьбы: Уважаемый Петр Петрович! Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас. Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата.

Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем. Используйте и вставляйте свой текст!

Письма-ответы

Письмо-согласие – это письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля. Если в письме-просьбе содержало обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования.

При отсутствии в письме- просьбе обоснования, письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации: Письмо-согласие на предоставление в аренду выставочной площади Письмо-согласие с обоснованием Письмо-отказ – это письмо с отрицательным ответом на письмо- просьбу, запрос, предложение, приглашение и др.

Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом: В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос. Письмо-отказ в выполнении заказа в установленный срок Письмо-отказ на приглашение с извинениями Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких- либо мероприятиях и т.д.

При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писем являются: В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации. Письмо-подтверждение предварительной договоренности Письмо-подтверждение оплаты товара Письмо-напоминание – письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей. Ключевыми фразами таких писем являются: Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия.

Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.

В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например: В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора. Письмо-напоминание из одной части (собственно напоминания) Письмо-напоминание о необходимости выполнения договора на поставку с предупреждением о санкциях Письмо-напоминание с предупреждением о санкциях и дополнительной информацией для адресата Письма-требования составляются в ситуациях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. По сравнению с ситуациями, когда направляются письма-напоминания, здесь невыполнение обязательств носит систематический характер или имеет место игнорирование выставляемых претензий.

Зачастую письму-требованию предшествует письмо-напоминание. Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру.

В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на соответствующие документы, описывается сложившаяся в связи с их невыполнением ситуация, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы применения санкций в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на соответствующие документы, описывается сложившаяся в связи с их невыполнением ситуация, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы применения санкций в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

Образец ответа на коммерческое предложение – как составить

> > > Коммерческая деятельность основывается на сотрудничестве между отдельными предприятиями, организациями.

Запрос на реализацию взаимовыгодных мероприятий оформляют в виде коммерческого предложения.

Следует рассмотреть образец ответа на и правила заполнения этого документа.Содержание:

Под коммерческим предложением (КП) понимается документ, который содержит информацию о предлагаемом товаре или услуге. Также КП содержит побуждение к конкретным видам деятельности, которые позволят в дальнейшем получать прибыль. Документ должен иметь четкую структуру.Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов.

Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров.

КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.С помощью данного маркетингового инструмента:

  1. Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.
  2. Ведется поиск каналов сбыта продукции;
  3. Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
  4. Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
  5. Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
  6. Расширяется клиентская база;

Коммерческие предложения выполняют широкий спектр функций. Поэтому любой предприниматель может столкнуться с подобным предложением.В маркетинге выделяют несколько видов КП.

Они отличаются многими критериями и характеристиками, в том числе методами рассылки и содержанием.

Таблица 1.

Виды КП.НаименованиеОписаниеХолодныеПредназначены для клиентов, не знакомых с продуктом либо услугой. Обычно рассылаются по почте. Содержат информацию о самом продукте, а также элементы, побуждающие к конкретным действиям.ГорячиеНаправляются клиентам, которые уже ознакомлены с продуктом, услугой и производителем. Письмо способствует принятию клиентом определенного решения.ПубличныеПрименяется в сфере продаж, в особенности в интернете.

Содержат информацию о продукте, его стоимости.

Применяется в отношении неограниченного числа лиц.Такие виды КП являются наиболее распространенными.

Получив такое сообщение, каждый задумывается об ответе. В данном вопросе необходимо учитывать несколько важных правил.Правила составления деловых писем:Вопрос о том, нужно ли отвечать на предложение, актуален. Необходимость ответа зависит от нескольких факторов.

Первоочередное значение имеет заинтересованность получателя.

Если товар или услуга заинтересовала клиента, ему следует направить ответное письмо.

Допускается оформление письменного отказа.Часто сообщения носят холодный характер и рассылаются массово без учета потребности клиента. Холодные письма, в соответствии с деловым этикетом, можно оставлять без ответа.Коммерческие предложения могут поступать в устной форме. В этих ситуациях, как правило, ожидают скорейшего ответа.Среди наиболее распространенных вариантов:

  1. Презентации товаров по телефону;
  2. Уличные рекламные акции.
  3. Посещение представителей производителя;
  4. Предложение о трудоустройстве, участии в проектах;

В данном случае необходимо вежливо принять или отказаться от КП.

Можно указать причины отказа или другим способом дать понять, что конкретный товар или услуга не интересует.

Рекомендуется поблагодарить за внимание и сообщить о возможном сотрудничестве в будущем.Такой вариант более распространен, так как КП оформляют чаще всего именно в письменном виде.

В данном случае составляют письмо-ответ на предложение.Особенности написания:

  1. Выражается отказ или согласие на последующее сотрудничество.
  2. Указываются сведения о том, что информация о товаре и услуге изучена;
  3. Адресата обязательно нужно поблагодарить за полученное КП;
  4. Сообщение пишут в официально-деловом стиле;

Ответы пишут в виде электронного письма. Если же КП поступило по обычной почте, рекомендуется отправить ответ на фирменном бланке предприятия.Лучший способ правильно составить ответ – использовать тот же стиль написания, в котором оформлено предложение.Допускается использование аналогичной лексики, терминологии, языковых оборотов, последовательности изложения. Такой вариант допускается только в том случае, если автор не совершил грубые ошибки.Конкретных требований к содержанию и структуре письменного ответа не предъявляется.

Оно может составляться в свободной форме и состоять из нескольких фраз. Сообщение с положительным ответом должно быть максимально подробным. Если пишется отрицательный ответ, его нужно обосновать.Основными элементами сообщения выступают:

  1. Обоснования и причины;
  2. Дополнительные идеи, условия, пожелания.
  3. Обращение к адресату;

  4. Благодарность за внимание;
  5. Отметка о том, что предложение получено и рассмотрено;
  6. Основная мысль – положительный либо отрицательный ответ на КП;

В письме можно указывать контактные данные, реквизиты предприятия.

В случае отказа рекомендуется кратко выразить сочувствие. Можно включить конкретный перечень недостатков, из-за которых КП было отвергнуто.Ответное письмо должно носить официальный характер.

Его содержание должно полностью соответствовать этическим нормам и быть исключительно вежливым, даже если само предложение не соответствует этим требованиям.Что учитывать при написании:

  1. То, что написано в сообщении, не должно задеть, обидеть либо оскорбить получателя;
  2. При возможности можно направить ответное предложение;
  3. Не следует включать в текст сложные умозаключения;
  4. К получателю следует обращаться в вежливой и уважительной манере;
  5. Письмо должно содержать только те сведения, которые напрямую относятся к предложению;
  6. Нельзя переходить на личности или высмеивать предложенные товары, услуги;
  7. Письмо не должно содержать ошибки, жаргонизмы, неуместные фразеологизмы, ненормативные выражения.
  8. Если после изучения предложения остались вопросы, их нужно задать сразу же;

В отдельных случаях письмо может носить нейтральный характер. Это означает, что клиент не готов согласиться на предложение, но и при этом не хочет отказываться от выгодных сделок.

В данных ситуациях рекомендуют писать письма-запросы с просьбой о дополнительной информации по конкретному вопросу.Письмо следует начинать с обращения к получателю. В данном случае обычно используют слово «Уважаемый», чтобы подчеркнуть значимость и создать положительное впечатление у лица, которое читает сообщение.В дальнейшем выражают благодарность за предложение.

В данном случае обычно используют слово «Уважаемый», чтобы подчеркнуть значимость и создать положительное впечатление у лица, которое читает сообщение.В дальнейшем выражают благодарность за предложение. «Мы ознакомились» либо «нами рассмотрено ваше предложение» – это универсальные варианты, позволяющие дать понять о том, что информация принята к сведению.Основная часть ответа зависит от принятого решения. Отказ обычно начинают с проявления сочувствия.

При положительном решении указывается надежда на взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.В деловой переписке запрещены:

  1. Неправильные сокращения;
  2. Восклицательные знаки;
  3. Односложные ответы;
  4. Многочисленные тавтологии;
  5. Метафоры;
  6. Бессмысленные вводные конструкции;

  7. Обращения с ошибками;
  8. Неуместный юмор;
  9. Избыточный канцеляризм.
  10. Фразы «Доброго времени суток», «заранее спасибо»;

При отправке посредством электронной почты следует обязательно указывать тему письма. Если сообщение содержит прикрепленные файлы, их перечень нужно указать в тексте.Не зная, как правильно составить ответ на предложение, можно совершить множество грубых ошибок. Чтобы не нарушить нормы деловой этики, рекомендуется исключить наиболее распространенные ошибки, которые совершают при оформлении таких сообщений.Среди них:

  1. Неправильное применение терминов.
  2. Ошибки при указании фамилий, названий;
  3. Ответ несколькими словами;
  4. Неправильное употребление падежей, имен числительных;
  5. Отсутствие обращения;
  6. Неправильная структура письма;
  7. Использование неуместных словоформ;

Такие ошибки следует исключать в любых видах деловой документации.Чтобы ознакомиться с содержанием и определить порядок написания ответного сообщения, следует изучить образец.

Это также позволит предотвратить возможные ошибки и упростить процесс написания деловых писем.После отправки ответа на предложение, ожидать еще одно письмо не нужно. Ответное сообщение требовалось только автору предложения. Исключением являются случаи, когда в ответном письме содержалась просьба о предоставлении дополнительной информации.

При положительном решении, автор предложения выйдет на связь с клиентом самостоятельно.Отправлять письмо можно разными способами. Однако при получении делового предложения нужно направлять ответ аналогичным способом.

Если предложение получено по электронной почте, то ответное сообщение отправляют также. По обычной почте ответ отправляют заказным письмом, чтобы удостовериться в получении.

Оформлять ответ на коммерческое предложение нетрудно.

Для этого требуется знать основные принципы . Сообщение оформляют в деловом стиле с четким соблюдением структуры. Перед отправкой ответ следует проверить на наличие ошибок и неточностей.

Читайте также:

Дарья Мызникова «Уважаемые коллеги»‎, «убедительная просьба»‎, «по результатам встречи»‎ и подобные выражения давно стали пережитком канцеляризма и теперь считаются излишне формальными в деловой коммуникации. Современная переписка предполагает структурированность мыслей и словесную доступность. CEO коммуникационного агентства Monstars Ирина Ефимова рассказывает, как писать клиенту с новым предложением, отвечать на грубые сообщения и решать срочные задачи по email.

Эффективная письменная коммуникация — один из главных уроков, который компании вынесли в результате локдауна.

Правильно сформулировать мысль и донести ее в том виде, в котором она у вас в голове, не самая легкая задача. Пусть многочисленные -встречи проходят куда продуктивнее, но только почта подтверждает достоверность вашей коммуникации, сохраняя самую важную информацию. Именно поэтому письмо должно быть легко читаемым.

Но существуют моменты, которые злят любого получателя, — проверено на многолетнем опыте обмена электронными письмами. Вот они:

  1. Одно письмо — несколько мыслей. Неудобно, когда в письме заключено сразу несколько идей и предложений: если у других коллег, которые стоят в копии, появятся вопросы, переписка быстро превратится в один сплошной поток из переспрашиваний. Поэтому в тему письма лучше сразу выносить ту проблему, которая будет решаться в переписке.
  2. Панибратство. Чтобы не допускать ошибку в имени или не переходить слишком рано на «ты», лучше уточнить у сотрудника / коллеги / партнера формулировку комфортного к нему обращения с самого начала переписки.
  3. Небрежность. Письмо без темы, начало предложения со строчной буквы, орфографические ошибки видны сразу и могут моментально вывести адресата из себя.
  4. Вспомогательные материалы следующим письмом. Перед отправкой перепроверьте несколько раз, точно ли вы приложили к письму все необходимые файлы. Если отправите их позже, вложения могут затеряться среди кипы других писем.
  5. Письмо в выходной день. «Как твой отпуск?» — самое последнее, что хочет получить человек во время . Если вам прислали такой вопрос, то это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. На месте работодателя — сразу и вежливо объясните ситуацию, почему вы просите поработать человека в выходные. На месте сотрудника — дайте ответ, при этом не бойтесь отказать, если вы действительно не можете выполнить задачу.
  6. Срочная задача. ASAP или «эта задача в приоритете» сразу заставляют адресата испытывать стресс. Даже если задание и правда срочное, не стоит поднимать панику. Нужно спокойным тоном перенести срок сдачи, либо предложить помощь.

Shuttesrtock/ Деловая переписка не терпит шаблонов и канцеляризмов, поэтому о «добром времени суток» и «с надеждой на скорейший ответ» лучше забыть и заменить их на более человеческие и простые выражения. И все же в каждом деловом письме есть особая логика, которая отличается в зависимости от проблемы, решаемой в переписке.

Ниже — несколько примеров ситуаций и советов, как решить все мирным путем и без нервных звонков. Здесь нужен индивидуальный подход, стандартных шаблонов в этом случае нет. Постарайтесь изначально прочувствовать своего клиента и ответить на следующие вопросы: «Какая информация ему понадобится?», «Как долго он будет принимать решение?», «Нужно ли ему время, чтобы посоветоваться с коллегами?».

Как только вы прощупаете почву, переходите к . Постарайтесь емко и кратко описать, в чем ключевой смысл вашего проекта.

При этом не используйте водянистые выражения и восхваляющие эпитеты. Приводите основные причины, по которым вы обращаетесь к клиенту, рассказывайте, в чем будет состоять уникальность продукта.

Если это первое письмо, объедините в нем только ту информацию, которой будет достаточно для ознакомления.

И уже в последующем можно высылать сметы, детали проекта и особенности реализации.

Главное — соблюсти дружелюбный посыл и не тяготить клиента.

Обычно давление считывается сразу, поэтому не ждите от него сиюминутного принятия решения. Что должно быть в вашем письме:

  • Какую проблему решает продукт.
  • Описание проекта.
  • Какие задачи стоят перед продуктом.
  • Суть предложения.
  • Стоимость.
  • Конечный результат, решение.
  • Сроки реализации.
  • Дедлайн ответа.

И в конце можно предложить дополнительный звонок, если клиент захочет обсудить проект детальнее. Одно дело, если вы выступаете с идеей о расширении вашего сотрудничества, а другое, если вы предлагаете совершенно новый продукт.

Тут тактика написания письма меняется. Вам нужно соблазнить потенциальных партнеров или рекламодателей и привлечь их к сотрудничеству, но как?

Во-первых, письмо должно быть персонализированным.

Укажите имя адресата, чтобы письмо не выглядело рассылкой. Нелишними будут пара красивых слов о работе той компании или человека, на чью почту вы адресуете предложение. Людям всегда нравится получать комплименты, а письмо с предложением нового продукта — лучший случай их сделать.

Стоит упомянуть успешно реализованные кейсы этой организации, чтобы адресат понял, насколько вы заинтересованы в сотрудничестве.

Во-вторых, дать получателю возможность отказаться. Именно этот посыл еще больше подтолкнет адресата на положительный ответ. В-третьих, не раскрывать все карты.

По минимуму рассказать о продукте и предложить подробнее ознакомиться с дополнительными материалами, если у компании возникнет интерес. Это очень щепетильная тема. Сделаешь коллеге замечание до дедлайна — только разозлишь его, а после истечения срока уже и сам будешь зол. С первых строк важно дать понять человеку, что вы пишете с добрыми намерениями и заботитесь о благе компании.

С первых строк важно дать понять человеку, что вы пишете с добрыми намерениями и заботитесь о благе компании.

Не нужно прятаться за вопросом «Как дела?». Лучше напрямую спросить «Как продвигается работа?», так как любые попытки подобной маскировки будут только раздражать коллегу.

Поинтересуйтесь, как вы можете помочь в выполнении задачи или ускорить процесс — тогда ваш подопечный точно почувствует заботу.

Главное, чтобы это выглядело искренне, а не лестно. Если он отвечает не сразу, постарайтесь терпеливо ждать и не сбрасывать на него множество коротких гневных сообщений с просьбой выслать все ASAP.

— отдельный вид переписки, в котором есть множество неочевидных моментов. Письмо не должно быть наполнено самолюбованием и бесконечными дифирамбами вашей компании. Если специалист достаточно компетентный, он почувствует неискренность в письме и ответит отказом.

Поэтому на первом этапе не стоит давить на человека, лучше дать возможность заинтересоваться позицией.

Для начала представьтесь и дайте краткое описание деятельности компании, релевантное предлагаемой должности.

А затем, как и в письме-предложении продукта, расскажите, чем вас впечатлил прошлый опыт работы кандидата и насколько он будет полезен в работе над проектами вашей организации. Главное — в конце оставить «крючок» в виде предложения рассказать о вакансии поподробнее, человек точно на него клюнет или сразу ответит отказом. В последующей переписке обозначьте весь функционал и предложите оппоненту самому задать вопросы.

Та часть, в которой работодатель и работник обсуждают заработную плату, обычно самая неловкая, но такого чувства можно избежать, если честно изложить все свои ожидания, дать право на отказ либо попытаться найти компромисс.

Shutterstock/ Первое правило ответа на хамство — не отвечать хамством.

Лучше спокойно начните диалог.

С первых строк поблагодарите человека за обращение и признайте свою ошибку.

Далее поделитесь своим видением ситуации и вариантом решения проблемы. Завершаем письмо вежливым предложением и готовностью продолжить общение. Нет никаких кодовых слов и шаблонных фраз, которые расположат читателя и загладят любой текстовый скандал. Ключевые составляющие любого делового письма — забота об адресате и уважение его границ.
Ключевые составляющие любого делового письма — забота об адресате и уважение его границ.

Если вы злитесь на получателя письма или пытаетесь навязать ему свое мнение, это сразу чувствуется даже сквозь текст. Поэтому старайтесь делать письмо как можно более удобным для адресата и писать, избегая подтекстов и завуалированных смыслов.Фото на обложке: Shutterstock/ Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

  • 3
  • 1
  • 2

04 октября 2021 05 октября 2021 07 октября 2021

Ответ на письмо-запрос.

Письмо-ответ

32859 Составление ответа на (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Онлайн просмотр
  3. Бланк и образец
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо.

Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы). Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  1. а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
  2. Положительный ответ должен быть максимально подробным,

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса.

Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями.

Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил. В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса.

Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  • Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  • Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.
  • После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  • Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.

Ответ можно писать

  1. как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  2. так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности.

Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату. Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации. Ответ можно отправлять разными способами.

Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении. Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне. При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Письмо-ответ

  • /
  • /

входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный.

Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.

Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты.

Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.

Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты, как «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…». Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа. Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию.

Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…». При составлении письма-отказа необходимо указать его причину.

Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю. Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…». Если составитель письма-отказа располагает информацией о том, кем, когда, в каком случае и при каких условиях по исходному письму, содержащему запрос или просьбу, может быть дан положительный ответ, рекомендуется изложить данные сведения в отказе.

В заключении письма-отказа ставится подпись составителя. В большинстве случаев письмо подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. Не лишним будет также указать контактные данные составителя, чтобы, в случае необходимости, получатель мог связаться с данным лицом и получить дополнительные сведения.

(Размер: 26,5 KiB | Скачиваний: 27 276) (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 20 728) (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 15 208) Найти:

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ. В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме.

Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

  • Те, что требуют обязательного ответа.
  • Те, на которые не нужна такая реакция.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией.

Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает.

Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной. Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу.

Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ.

Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок.

Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно.

Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим».

В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов.

Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя. Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами.

Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного.

Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком.

Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

  • Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер.», «В ответ на Ваш запрос.» или же «Сообщаем Вам.».
  • Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
  • Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
  • Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности.

Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией. С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте.

Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы.

В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы.

При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+