Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Как правильно пишется официальное письмо образец

Как правильно пишется официальное письмо образец

Как писать официальное письмо

  • /
  • /

Чтобы составить хорошее, информативное письмо необходимо уделить особое внимание его форме и содержанию. Для официальных писем используют специальные бланки, которые соответствуют стандарту.

Они содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке. Содержание статьи Выделяют:

  1. официальные письма,
  2. ,
  3. ,
  4. ,
  5. ,
  6. ,
  7. ,
  8. ,
  9. коммерческие письма,

а также письма:

  1. жалоба,
  2. извещение,
  3. благодарность,
  4. просьба,
  5. соболезнование и прочие.
  6. ответ,
  7. запрос,
  8. приглашение,

На лист бланка наносят типографским способом постоянные элементы. В настоящее время типовые бланки практически не используют, так как бумагу со всеми необходимыми реквизитами можно распечатать самостоятельно на принтере.

Помимо основного текста письмо содержит информацию об адресате: название организации-отправителя, контактные данные, номер письма и т.д. Реквизиты могут иметь продольное либо угловое расположение. На восприятие содержания письма влияет соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении.

Человеческий глаз легче фиксирует верхнюю часть объектов, поэтому в письме она более насыщена, а нижняя – наоборот, более «устойчива». Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов.

Такие документы состоят из трех основных частей, расположенных в четко разграниченных зонах, что обеспечивает быстроту и легкость восприятия текста. Обязательными признаками для отдельных видов документации являются реквизиты, установленные законом или различными положениями. Их расположение и состав должны соответствовать стандартам (ГОСТ Р.30-2003).

Общепринятые стандарты способствуют: организации централизованного изготовления бланков, снижению стоимости машинописных работ, сокращению трудозатрат на оформление и составление писем, облегчению визуального поиска необходимой информации, расширению возможности применения организационной и вычислительной техники при обработке документов. Формуляр-образец служит основой для составления бланков всех видов управленческой документации. Отводимая площадь для расположения реквизитов равняется оптимальному объему определенного реквизита в печатных знаках.

В зависимости от назначения документы содержат до 31 реквизита. Однако их полного набора нет ни в одном документе, так как для каждого вида определен свой состав. Для официальных писем используют следующие реквизиты:

  1. юридический и почтовый адрес,
  2. ФИО и телефон исполнителя.
  3. банковские реквизиты,
  4. код по ОКУД,
  5. государственный герб (госпредприятия),
  6. адресат,
  7. код по ОКПО (если есть),
  8. номер телефона и факса,
  9. подписи,
  10. наименование предприятия,
  11. заголовок,
  12. ссылка на индекс и дату,
  13. дата,
  14. эмблема или логотип,
  15. текст,
  16. индекс документа,

Если нужно, прописывают адреса веб сайтов и электронной почты предприятия.

Совокупность реквизитов в официальном письме называют формуляром.

Некоторые нанесены на бланк типографским способом. Все документы помимо официального письма имеют название их вида, например, «Акт», «Решение» и прочее.

Наименование организации адресата прописывают полностью и сокращенно. Требования к оформлению писем зависит от предприятия. Государственные учреждения соблюдают правила составления в обязательном порядке.

Как правильно написать деловое письмо?

28 августаДеловое письмо представляет собой специализированный и очень важный инструмент деловой переписки, посредством которого осуществляется своеобразное удаленное взаимодействие между всеми участниками различных бизнес процессов. Сразу же нужно сказать о том, что при помощи деловых писем решаются различные вопросы, как организационного, так и юридического, а также коммерческого направления.

Стиль делового письма отличается сдержанностью, точностью, строгостью, лаконичностью и ясностью.

Чтобы написать деловое письмо нужно в первую очередь составить его структуру и проработать формулировки. Причем, нужно стараться максимально избегать сложных для понимания терминов.☎ 8 (800) 350-20-41 — Бесплатная Консультация ЮристаСразу же нужно сказать о том, что все деловые письма подразделяются на различные виды:

  1. Нерегламентированные письма. Данный вариант предполагает, что письмо составляется в свободной форме. Тем не менее, нужно соблюдать установленные нормы лаконичности и делового стиля.
  2. Обычные письма, которые направлены одному адресату, и определяют четкое описание вопросов. В данном случае сохраняются основные черты точности, четкости и минимализма;
  3. Регламентированные письма. Нужно сразу же отметить, что данные письма используются в стандартных ситуациях, тем не менее, составляются они исключительно в соответствии с внутренним регламентом предприятия. То есть, в данном случае должны сохраняться жесткие требования по форме, структуре и содержанию;

Заметим, что в принципе, форма делового письма не регламентируется законодательством, как например определенные бланки первичной документации или же формы договоров. Тут вы можете использовать различные варианты составления документа, но нужно помнить о том, что ваше письмо должно быть составлено таким образом, чтобы возникало желание дочитать его до конца.☎ 8 (800) 350-20-41 — Бесплатная Консультация Юриста

  1. Обязательно нужно указать реквизиты отправителя. В настоящий момент по данному вопросу существует масса споров, тем не менее, все же лучше использовать стандартный вариант с применением реквизитов, чтобы получатель четко знал, от кого ему предоставлено то или же иное письмо. Фактически, указание реквизитов – это указание адресной информации;
  2. Составляется уважительное обращение к адресату, после чего, обязательно осуществляется составление описательной части. То есть, фактически, вы должны указать все данные, которые собирались изложить в документе;
  3. Нужно указать наименование организации-адресата. Вы должны понимать, что ваше письмо составляется в деловом стиле, а значит, получатель письма должен получить четкие и точные данные;
  4. В заключении письма вы должны составить своеобразные выводы. Например, если речь идет о претензии, то вы должны указать на требования, которые предоставляете получателю, и указать на то, какие именно действия вы будете осуществлять в том случае, если никакой реакции на ваше письмо не последует. То есть, фактически, вы должны подытожить информацию, которая указана в письме.
  5. Рекомендуется составить заголовок письма. В данном случае, указывается кратко информация о том, что содержит в себе данный документ. Например — претензия, запрос, предложение. То есть, как вы понимаете, формируется определенное указание на суть предоставленного письма;

Как вы понимаете, такая структура делового письма не является обязательной.

Сегодня разработано много интересных технологий составления деловых писем, и вы смело можете использовать любую, так как они основаны на изучении современных тенденций в данной сфере деятельности. В тоже время, старайтесь выбирать ту методику составления документов, которая будет понятной и доступной именно для вас.’Ставьте палец вверх и подписывайтесь на канал и тогда Вы станете Мудрее всех!

Образец делового письма

30856 Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса.

Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

  1. Бланк и образец
  2. Проверено экспертом
  3. Бесплатная загрузка
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  1. ;
  2. информационное письмо;
  3. поздравительное письмо;
  4. ;
  5. ;
  6. ;
  7. ;
  8. ;
  9. и т.п.
  10. ;
  11. ;

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Деловые письма всегда должны содержать подпись.

При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании. Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных.

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных.

При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  1. вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  2. реквизиты отправителя и получателя,
  3. дата написания,
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте. Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации.

    Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма). Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к.

    с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления. При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д.

    Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании. Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты. Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу.
    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты.

    Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время.

    Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту. В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы».

    Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов. В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых. Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    • Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление. Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
    • Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема. Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
    • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Правила написания и оформления деловых писем

    бизнес Денис ГордовскийМаркетолог-аналитикНет времени читать?

    Отправим статью на почту!Хочу получать интересные новости блогаНажимая на кнопку «Отправить», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных. Содержание Официальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами.

    Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем. Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг Узнать подробнееЗачем нужна деловая перепискаЭлектронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов.

    Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг Узнать подробнееЗачем нужна деловая перепискаЭлектронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов.

    В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие.

    Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий.

    Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию.

    Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму.

    Отличия деловых писем от других Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу. Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются.

    Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно. По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу.

    В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру:

    1. контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
    2. официальное приветствие;
    3. вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
    4. заключение — может включать в себя пожелания и благодарность;
    5. вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы.
    6. главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;

    Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации. Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены.

    В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования.

    Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами.

    Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать. Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствияСначала выберите подходящее приветствие.

    Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон.

    Вот несколько примеров:

    1. Добрый день, [Имя/Имя Отчество].
    2. Здравствуйте, [Имя/Имя Отчество];
    3. Уважаемый(-ая) [Имя/Имя Отчество];

    В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.Проверьте свой адрес электронной почтыЕсли вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.Если вы все ещё используете адрес в духе заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии.

    Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.Выберите адекватный шрифтХотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.Продумайте темуИспользуйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы. Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

    1. «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.
    2. «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса?

      Понимание аудитории поможет со следующим шагом.

    3. «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи.

      Сделайте тему релевантной.

    Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

    1. «Follow RE: телефонный звонок»;
    2. «В продолжение встречи в [место] [число]»
    3. «RE 6/8 демонстрационный звонок»;
    4. «Встреча RE: демонстрационный звонок»;

    ПредставьтесьВкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса. Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.Соблюдайте краткостьКак уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно. Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.Используйте формальное завершение

    1. С нетерпением жду Вашего ответа;
    2. До встречи.
    3. Спасибо за уделённое время;
    4. С уважением;
    5. Хорошего дня;
    6. Заранее благодарю за ответ;

    Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма.

    По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения. Но до тех пор используйте формулировки выше.Разработайте подписьЕсли адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным.

    Убедитесь, что добавили в него следующее:

    1. Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;
    2. Статусы, профессиональные награды, степени.
    3. Имя;
    4. Ссылки на соцсети.
    5. Должность;

    Проведите корректуруЭто может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.Виды писемЭлектронные деловые письма похожи на бумажные аналоги.

    Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

    1. нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования.
    2. претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
    3. запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве.
    4. информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;

    В какие сроки нужно ответить на письмоУ каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения.

    Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов. Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма.

    Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места.

    Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней. Как написать деловое письмо после проведенной встречи Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы.

    Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать:

    1. договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
    2. тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора;
    3. контактные данные участников встречи.
    4. благодарность за уделенное время;
    5. пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;

    Сквозная аналитика от 990 рублей в месяц

    1. Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
    2. Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
    3. Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды
    4. Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
    5. Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы

    Узнать подробнее Это пригодится Как мы перевели весь маркетинг в онлайн за неделю и получили ещё больше лидов В три раза больше пациентов для клиники.

    Кейс клиники профессора Горбакова.

    Как повысить конверсию сайта: 5 простых и универсальных и способов Работа с ROI: что это, как настроить корректную работу, как считается в Calltouch Высокой кухне — высокую конверсию: как «Турандот» увеличил количество обращений в семь раз Красота требует конверсий: как редизайн увеличил её на 30+% и уменьшил стоимость лида на 40+% Главная / Продажи и маркетинг / ОценитеПоделитесь с друзьями Что нового в интернет-маркетинге?Главное в ежемесячной рассылке Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных.У вас есть интересный материал? Опубликуйте статью в нашем блоге Опубликовать статьюРекомендуем прочитать СобытияВсе остались сытыми: 5 фактов об индустрии доставки еды и такси 202129 сентября 2021 КейсыDiscovery vs КМС в сфере недвижимости – кто победил?23 сентября 2021 Технологии CalltouchОбновляемся вместе с amoCRM – как настроить новую авторизацию10 августа 2021 Продажи и маркетинг8 маленьких нюансов сайта, которые убивают вашу конверсию и прибыль2 октября 2021 Продажи и маркетингАвтоматизация рекламы: как это работает и почему она полезна28 сентября 2021 Продажи и маркетинг6 статей сентября, которые выбрали читатели блога28 сентября 2021 Хотите получить актуальную подборку кейсов? Прямо сейчас бесплатно отправим подборку обучающих кейсов с прибылью от 14 730 до 536 900р.

    [contact-form-7 404 "Not Found"] Присоединяйтесь к нам в социальных сетяхО сервисе

    Мероприятия

    База знаний

    О компании

    Callday 2021 Выступают: Aviasales, Aliexpress, Яндекс.Go, Worldclass, Skillbox, Mango Office, Lamoda и Calltouch Записаться Спасибо, откажусь У нас тут cookies… На сайте используются файлы cookies. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим.

    Подробности об обработке ваших данных — в политике конфиденциальности. Я согласен, мне всё ясно

    Письма

    Очистить Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции.

    Различают самые разные его разновидности.

    Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

    подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

    1. По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
    2. По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
    3. По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
    4. По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
    5. По форме. Могут быть электронными и обычными.
    6. По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
    7. По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.

    Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой. При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения.

    Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

    1. Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
    2. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
    3. Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
    4. Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
    5. Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.

    Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями.

    Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы. Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

    1. Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
    2. Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
    3. Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.
    4. Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).

    Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов.

    К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

    Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

    Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

    1. Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
    2. Подпись должна сопровождаться расшифровкой.
    3. В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
    4. Адресат – это организация, подразделение или человек.
    5. Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
    6. Дата оформления письма – это дата его подписания.
    7. Цвет бумаги: белый.
    8. Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.

    Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

    К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

    1. 10206
    2. 19855
    3. 23495
    4. 20075
    5. 11461
    6. 8922
    7. 8754
    8. 6656
    9. 6754
    10. 499
    11. 911
    12. 15518
    13. 55024
    14. 10063
    15. 3621
    16. 6742
    17. 15435
    18. 7772
    19. 43074
    20. 7758
    21. 354
    22. 10627
    23. 6496
    24. 19190
    25. 4064
    26. 24779
    27. 11158
    28. 14954
    29. 30374
    30. 5489
    31. 6671
    32. 4940
    33. 10574
    34. 9303
    35. 11380
    36. 5305
    37. 24343
    38. 6666
    39. 8325
    40. 11427
    41. 7160
    42. 6132
    43. 20559
    44. 18231
    45. 14382
    46. 11357
    47. 31417
    48. 11062
    49. 21975
    50. 10514
    51. 21466
    52. 9672
    53. 3966
    54. 13704
    55. 30856
    56. 32885
    57. 5307
    58. 9265
    59. 6232
    60. 7483
    61. 13485
    62. 3816
    63. 12047
    64. 21151
    65. 45293
    66. 587
    67. 8175
    68. 12722
    69. 10845
    70. 21126
    71. 279
    72. 38802
    73. 23888
    74. 9725

    Как писать деловые письма в 2021 году?

    Примеры из книги «Новые правила деловой переписки»

    3 июняОфициально-деловой стиль, как и многое другое, претерпевает изменения: с появлением интернета, диджитал-мира и онлайн-коммуникаций количество (и качество) общения между людьми выросло и достигло небывалых размеров.Сейчас вместо того, чтобы по шаблону писать стандартное заявление на отпуск с перечислением всех титулов начальника по правую сторону листа (перепутаешь стороны — будешь переписывать), во многих компаниях достаточно открыть мессенджер на телефоне и написать начальнику лично с просьбой перенести отпуск на попозже (или на пораньше).Укорачивание слов и использование смайлов вместо официально-делового тона не делает письмо менее уважительным — наоборот, сближает сотрудников, подчиненных и начальников, клиентов и менеджеров.Важно понимать, что ситуации бывают разные, люди тоже, поэтому современный стиль делового общения подойдет только тогда, когда вы убедитесь, что в компании простое общение без вычурности предпочитают официозу, а не наоборот.Чтобы быть в своей статье более убедительной и конкретной, помимо текстов о современном русском языке и деловом общении я прочитала книгу .

    Несмотря на то, что их предыдущий бестселлер «Пиши, сокращай» мне остался не совсем понятен (), книга про деловую переписку мне понравилась. Я согласна со всеми основными тезисами, поэтому держите, рассказываю:Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении — и это не значит писать Вы и Уважаемый, это значит писать грамотно, понятно и без спешки.

    1. Здороваться в начале письма обязательно — но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;
    1. Писать грамотно, без ошибок и опечаток — тоже нужно;
    2. Расставлять знаки препинания — нужно;
    3. Обращаться к человеку так, как он представился вам;
    4. Писать письма только в адекватные временные рамки — стандартно это с 10 до 19, могут быть отклонения на несколько часов. Если дело срочное, нужно обозначить это.

    Если ваше письмо, сообщение будет запутанным и сложносочиненным — вам мало того, что не помогут, но еще и разозлятся на вас из-за траты лишнего времени.

    1. Одно письмо — один вопрос.

      В одном сообщении можно расписать несколько вопросов в том случае, если все они на одну тему.

    2. Долгие вступления и долгие прощания — не самая необходимая и уж точно не самая важная часть письма.
    3. Даже если общение переходит на эмоциональный уровень — держитесь и не переходите. Будь это агрессия или восхищение, для выражения своих эмоций лучше использовать телефон или живое общение.

      В письме нужно кратко изложить суть вопроса, удерживаясь нейтрального тона.

    4. Если вы используете почту, обязательно указывайте тему письма. Если мессенджеры — напишите, о чем хотите узнать, в первых строках и дальше объясняйте ситуацию.

    Настоящая забота вместо приукрашенной, ненатуральной читается между строк: мы все умеем тонко чувствовать лицемерие и искреннее желание помочь.

    1. «Заранее спасибо за ответ» — так вы не оставляете коллеге возможности отказать вам в просьбе, что сразу ставит человека в неудобное положение.
    2. Если вы даете задание сотруднику на выходные, дайте понять, что это не войдет в постоянную практику, а случай из ряда вон — и покажите это поступком. Похвалите сотрудника на собрании или отпустите пораньше в другой день.
    3. Не поторапливайте коллегу фразой «Привет, Вить, долго еще ждать отчет?

      Босс не девчонка, ждать не будет». Лучше «поторопить» вежливо: «Привет, Вить. Нужна помощь с отчетом? Боюсь, Олег Викторович будет недоволен сроками».

      Помощь, скорее всего, не понадобится, но Витя ускорится.

    4. Если из-за вас (или не из-за вас) вашему коллеге придется до ночи исправлять готовый материал, будьте рядом: спрашивайте, чем вы можете помочь, проявляйте эмпатию и сострадание — даже от пары слов задание будет делаться легче и быстрее.

    Краткость — сестра таланта

    1. Если вас выручили, не стоит в отдельном письме (если мы говорим про почту) писать «Спасибо».

      Лучше потом сказать это лично, или добавить к сообщению «Спасибо!

      Кстати, в четверг празднуем день рождения помощника начальника.

      Приходите в гости!»

    Оформление необходимо в любом тексте — и в деловом сообщении тоже. При грамотном оформлении письма вы сокращаете коллеге время на чтение, увеличивая себе шансы получить ответ.

    1. Кратко о должности
    2. Оставлять контакты
    3. Отдельная строка для приветствия
    4. Делить текст на абзацы (по смыслу)

    Если ваше письмо обращено к потенциальному клиенту, работодателю, сотруднику, и пишите вы первый раз с целью предложить свои услуги или товар, такое письмо называется холодным. Главный принцип холодного письма, о котором говорят все копирайтеры — броскость, цепляемость, запоминаемость.

    Это так, но в современном мире, когда у каждого из нас случился информационный перегруз, с этим принципом надо быть осторожнее.

    Заголовки вроде «СПЕШИ! ОСТАЛОСЬ ТРИ ДНЯ СКИДОК» или «Хочешь научиться фотографии?

    А ПОЧЕМУ ТЫ ДО СИХ ПОР НЕ ОБРАТИЛСЯ КО МНЕ?» уже не привлекают внимание, а теряются как спам среди сотни таких же.

    1. Старайтесь придумать заголовок, который будет отличать ваше письмо от сотни других.
    2. Не спешите с фамильярностью. Никто не любит, когда незнакомые люди обращаются на «ты».
    3. Если вы хотите продать свои услуги или товар, или даже себя (в качестве работника) — сразу покажите выгоду, которую получит человек благодаря вам и вашему письму. Если у вас сезон скидок — напишите это в первых строчках, если вы владеете навыками, нужными для конкретной должности — укажите это сразу.

    Согласны ли вы с этими пунктами, взятыми из книги «Новые правила деловой переписки»?

    Чем пользуетесь сами?

    Как написать официальное письмо

    21975 Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

    1. Бесплатная загрузка
    2. Онлайн просмотр
    3. Проверено экспертом
    4. Бланк и образец

    ФАЙЛЫ Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

    • одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
    • при наличии печати у отправителя — проштамповано.
    • письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;

    Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

    Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

    1. если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
    2. номер контактного телефона, номер факса и индекс;
    3. наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
    4. адрес (юридический и почтовый);
    5. на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
    6. ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
    7. номер исходящего послания и дата его составления;

    Информационные письма могут быть самыми различными:

    1. гарантийными;
    2. пригласительными и т.д.
    3. сопроводительными;
    4. извещательными;
    5. рекламационными;
    6. инструкционными;
    7. рекомендательными;
    8. подтверждающими;

    То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

    При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название. При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

    Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки). Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

    К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику.

    Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

    Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка. Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

    1. наименование организации-отправителя;
    2. должность и ФИО ее представителя;
    3. контактный телефон (для связи);
    4. суть послания;
    5. адрес организации;
    6. подпись отправителя.

    К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы.

    В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +